Ondernemingen van elke omvang zijn altijd op zoek naar creatieve manieren om hun zakelijke doelen goedkoper te verwezenlijken. Een strategie die veel tijd, geld en frustratie kan besparen bij het opstarten en uitbouwen van uw bedrijf is het uitbesteden van zo veel mogelijk werk aan bekwame, maar kosteneffectieve externe serviceproviders.

1. Zorg voor een duidelijke afbakening en planning van het project

Dit lijkt voor de hand te liggen, maar om succes te waarborgen moet bij aanvang van een outsourcingproject duidelijk worden vastgelegd wat er met de uitbesteding wordt beoogd. Definieer de projectvereisten van tevoren. Serviceproviders hebben correcte en volledige informatie nodig om een realistische offerte met een redelijke prijs te kunnen uitbrengen. Wees specifiek over de deliverables die u van de provider verwacht. Vertel de outsourcingprovider zo gedetailleerd mogelijk wat deze moet leveren en hoe. Wees ook duidelijk en realistisch over uw vereisten ten aanzien van de tijdplanning: de tijdschema's van een project hebben een enorme impact op de projectkosten.

2. Evalueer een service provider op dezelfde manier zoals je een full-time medewerker aanneemt

Wanneer u de aanbiedingen van service- providers aan het evalueren bent, wees dan niet bang om vragen te stellen. Net zoals bij het aannemen van een full-time medewerker is het selecteren van een leverancier een zeer subjectieve aangelegenheid. Ga een dialoog aan – als je zorgen c.q. vragen hebt over de specifieke capaciteiten van de leverancier, maak deze dan kenbaar.

3. Zoek naar passende ervaring

In het ideale geval heeft de door u uitgekozen serviceprovider specifieke ervaring opgebouwd met het soort project dat u wilt uitvoeren. Het is niet verstandig om voor een outsourcingprovider als 'proefkonijn' te fungeren. Dit is met name ook essentieel wanneer u complexe technische projecten zoals softwareontwikkeling uitbesteedt. Als u een ondernemingsplan wilt laten opstellen omdat u een winkel wilt openen, kunt u de beste resultaten verwachten van een consultant die aantoonbare ervaring in de detailhandel heeft.

4. Kies de provider niet alleen op basis van de prijs

Hoe verleidelijk het ook is, selecteer nooit een provider uitsluitend vanwege de lage prijs. Ervaren uitbesteders die al vele projecten hebben uitbesteed en honderden offertes hebben geëvalueerd, adviseren vrijwel altijd om de duurste en de goedkoopste offerte terzijde te leggen. Deze praktijkdeskundigen weten dat de beste resultaten worden geboekt wanneer de provider een goede balans weet te treffen tussen een goede prijs en goede resultaten.

5. Bekijk portfolio's en voorbeelden

Onderzoek de eerdere projecten (de 'portfolio') van de outsourcingprovider en controleer of deze voldoen aan uw verwachtingen ten aanzien van kwaliteit en werkwijze. Als u na evaluatie van de portfolio, de referenties en de ervaring van een provider nog steeds niet zeker bent van diens capaciteiten, kunt u ze vragen een mock-up te maken of een plan van aanpak te schetsen. Een serviceprovider die uw opdracht graag wil binnenhalen, is vaak bereid u een ruw concept te geven, zodat u beter begrijpt welke benadering de provider wil volgen om uw probleem op te lossen. Maar zorg dat u bij uw verzoek niet de subtiele grens overschrijdt tussen een mock-up en een eindproduct volgens de specificaties. Geen enkele gekwalificeerde professional zal immers voor niets werken..

6. Begin klein

Wanneer u voor het eerst zaken doet met een serviceprovider, begint u met een relatief klein en eenvoudig project. Hierdoor krijgt u een goede indruk van de werkwijze en de capaciteiten van een provider, voordat u deze een bedrijfskritisch project toevertrouwt.

7. Koppel de betalingen aan duidelijk gedefinieerde projectmijlpalen

U dient niet alleen het outsourcingproject duidelijk af te bakenen, maar ook een tijdschema met duidelijk gedefinieerde mijlpalen op te stellen. Doordat u beschikt over geplande controlemomenten om de status van het project te evalueren, kunt u gemakkelijker waarborgen dat de uiteindelijke deadline wordt gehaald en dat het eindproduct aan uw eisen voldoet.

8. Maak van tevoren afspraken over eigendom van de resultaten

Zorg er bij elk type outsourcingproject voor dat u geen misverstanden laat bestaan over wie de eigenaar is van (componenten van) het eindproduct. Zorg dat de serviceprovider begrijpt hoe u de deliverables wilt gebruiken die zij zullen leveren. De ontwikkeling van een speciale softwareapplicatie voor eigen gebruik is in dit opzicht heel iets anders dan de ontwikkeling van een applicatie die u later op de markt wilt brengen.

9. Denk ook aan de ondersteuning na afloop van het project

Bij technologieprojecten is het verstandig om een garantie- of supportbepaling in het contract op te nemen, zodat u verzekerd bent van voortgaande ondersteuning nadat het project is afgerond. Het is veel eenvoudiger om een supportbepaling overeen te komen voordat de serviceprovider aan het werk gaat dan na afloop van het project. Ook bij creatieve diensten en bedrijfsservices kan een supportbepaling wenselijk zijn. Bijvoorbeeld: stel dat u naar aanleiding van feedback van potentiële investeerders wijzigingen wilt aanbrengen in een ondernemingsplan dat u hebt laten opstellen.

10. Zet het op schrift

Bron : http://entrepreneurs.about.com